Kopibok

En kopibok er en samling kopier av utgående brev, notater og liknende, gjerne bundet inn i protokoller. Slike ble ført fra 1500-tallet. Etter at man begynte å kopiere dokumentene direkte, for eksempel med gjennomslagspapir, fortsatte man å lage kopibøker ved å binde inn gjennomslagene. Også etter at kopimaskiner og utskrifter fra datamaskin ble standard, fortsatte man ofte å omtale samlinga av dokumenter som kopibok. I dag er kopibokfunksjonen stort sett digitalisert i forvaltninga. Kopibøker fra offentlig forvaltning er arkivverdig materiale, såfremt ikke Riksarkivaren bestemmer noe annet.

Historie

De eldste kopibøkene fra dansk-norsk forvaltning går tilbake til 1523. Kopibøkene fra Danske kanselli omfatter kopier av kongebrev og annet materiale. Disse går fram til 1799. Rentekammerets eksepedisjonsprotokoll har kopibok fra 1660 til 1814. De er ordna kronologisk med det eldste materialet først. Fordi det etter hvert som bøkene vokser blir stadig vanskeligere å finne fram, ble det vanlig å lage emneregistre.

Kopiene måtte lenge utføres manuelt, og svært mange tjeneste- og embetsmenn begynte sin karriere som kopister. Håndskrevne kopibøker holdt seg helt til slutten av 1800-tallet. Ideelt sett skulle kopiene være nettopp det, direkte avskrift av originalen. Men i mange tilfeller nøyde man seg med å gjengi meningsinnholdet. Ofte ble kopiene skrevet ut fra en kladd, og i mange tilfeller brukte man standardbrev der man bare skifta ut navn og datoer. Det var ofte stort etterslep, og i 1650-åra vet vi at kopister ved kanselliet satt og skrev inn brev som var opptil seks år gamle ut fra notater – brevene hadde forlengst blitt sendt ut. Dette førte til at man etter 1660 delte inn kopistvirksomheten i forskjellige kollegier med ulike fagområder, ikke ulikt den moderne inndelinga i fagdepartement.

Mekanisk kopiering ble først tatt i bruk i privat sektor. Man lagde da presskopier. Dette måtte gjøres på svært tynt papir, og avtrykket ble ofte veldig utydelig. I offentlig sektor ble dette ikke ansett som en fullgod løsning, men i en bedrift der man sjelden trengte å gå veldig langt bakover i tid i korrespondansen kunne det fungere.

Etter 1900 ble skrivemaskiner vanligere, og man kunne da bruke gjennomslagspapir. Disse var gjerne røde, og man omtalte derfor eksemplarene som ble bundet inn som kopibok for 'rødkopier'. Dette uttrykket holdt seg, slik at da kopimaskiner og utskrifter ble vanlige, pleide man å stemple ordet 'rød' på eksemplaret som skulle til kopiboka.

Kilder og litteratur

• Kopibok i Norsk historisk leksikon.
• Kopibok på Wikipedia på bokmål og riksmål.